9 ingredienser som gör din feedback effektfull
Feedback har idag en självklar plats i de flesta organisationer – med all rätt! En metastudie på 71 forskningsartiklar* visar att feedback verkligen ger effekt. För att feedback ska ha störst chans att påverka prestationen bör den innehålla följande nio ingredienser**:
1. Är konkret och verkligen riktar in sig på beteende
Feedback bör vara specifik och fokusera på konkreta beteenden snarare än vaga generaliseringar.
Exempel: Istället för att säga “Bra jobbat!” kan du säga “Jag uppskattade verkligen hur du använde tydliga exempel för att förklara dina argument i dagens möte. Det gjorde det lättare för alla att förstå och delta i diskussionen.”
Gå tillväga: Identifiera specifika situationer och beteenden att ge feedback på. Beskriv exempel på beteenden som du uppskattar och varför du uppskattar dem för att göra din feedback mer konkret. Feedback bör vara specifik och fokusera på konkreta beteenden snarare än vaga generaliseringar.
2. Handlar om något som går att påverka
Feedback bör fokusera på aspekter som mottagaren har kontroll över och kan förändra.
Exempel: Istället för att säga “Du måste stressa mindre,” kan du säga “När du inte hinner ta dina raster skulle jag önska att du ber om hjälp att prioritera, och om möjligt delegerar uppgifter till resten av teamet. Det är viktigt att vi alla hjälps åt för att arbeta hållbart och trivas på jobbet.”
Gå tillväga: Välj specifika beteenden och områden där mottagaren har möjlighet att göra förbättringar.
3. Ges i direkt anslutning till beteendet – eller medan det pågår
Ju närmare feedbacken ges till den faktiska händelsen, desto mer relevant och effektiv blir den.
Exempel: ”Bra att du tar initiativ till att göra en riskbedömning. Det är viktigt att vi sätter säkerheten först och inte tar några risker när det gäller vår arbetsmiljö. Du är också en förebild för resten av teamet.”
Gå tillväga: Ge feedback så snart som möjligt efter att beteendet har observerats. Detta ökar chansen att mottagaren minns och kan agera på feedbacken.
4. Är anpassad till den feedbacken gäller
Feedback bör anpassas till individens behov och preferenser för att vara mest effektiv.
Exempel: Vissa medarbetare kanske trivs och känner sig uppmuntrade när de ombeds att berätta om prestationer på bolagsmötet, andra kanske inte gillar att stå i centrum och hellre uppskattar att få feedbacken i ett enskilt samtal.
Gå tillväga: Lär känna dina medarbetares preferenser för feedback och anpassa ditt tillvägagångssätt därefter.
5. Loggas och summeras av den som själv utför beteendet, annars av arbetsledare
Att logga och summera feedback hjälper till att följa upp och reflektera över framsteg.
Exempel: Be medarbetare registrera hur ofta de utför önskade beteenden, såsom hanterade riskrapporteringar eller Go See Talks.
Gå tillväga: Skapa ett system för att logga och följa upp feedback regelbundet. Detta kan vara i form av en journal, en app eller ett delat dokument.
6. Är inriktad på vilka framsteg som gjorts
Fokusera på de framsteg som mottagaren har gjort för att uppmuntra fortsatt utveckling.
Exempel: Att ge feedback på det du vill se mer av är mycket mer effektivt än att korrigera oönskade beteenden om du vill öka prestationer och resultat. Sträva efter att ge fem gånger mer positiv feedback än korrigerande feedback.
Gå tillväga: Identifiera och lyft fram specifika framsteg som mottagaren har gjort. Detta motiverar och uppmuntrar till fortsatt förbättring.
7. Är lätt att förstå
Feedback bör vara tydlig och lätt att förstå för att vara användbar.
Exempel: ”Jag tycker att din rapport var mycket välskriven. Speciellt uppskattade jag hur du strukturerade informationen i sektioner.”
Gå tillväga: Använd enkelt och tydligt språk när du ger feedback. Undvik teknisk jargong och var specifik i dina kommentarer.
8. Visualiseras som ett diagram eller en graf
Visualisering av feedback kan hjälpa mottagaren att bättre förstå och följa sina framsteg.
Exempel: Skapa en graf som visar medarbetarens förbättringar över tid inom ett visst område.
Gå tillväga: Använd visuella verktyg som diagram eller grafer för att illustrera feedback. Detta kan göras genom enkla programvaror som Excel eller Google Sheets.
9. Förknippas med något som är uppskattat att göra eller få
Koppla feedback till positiva förstärkningar för att motivera mottagaren.
Exempel: ”Tack för att du kom med så många bra förslag på hur vi kunde hantera problemet, det gjorde att vi höll tidschemat och kunden blev jättenöjd. Jag skulle vilja lyfta fram din fantastiska insats på nästa ledningsgruppsmöte. Vill du vara med och berätta mer för ledningen om hur du gick tillväga och vilka resultat det resulterade i för kunden?”
Gå tillväga: Identifiera och använd belöningar som mottagaren uppskattar, oavsett om det är verbalt beröm, små presenter eller andra former av erkännande.
Sammanfattning
Att ge feedback som innehåller dessa ingredienser kan avsevärt förbättra dess effektivitet och påverkan på prestation. Genom att vara konkret, fokusera på beteenden, ge feedback i rätt tid, anpassa den till mottagaren, logga och summera framsteg, lyfta fram framsteg, göra feedback lätt att förstå, visualisera den och koppla den till positiva förstärkningar kan du skapa en miljö där feedback blir ett kraftfullt verktyg för utveckling och förbättring.
Källor
* Sleiman, A. A., Sigurjonsdottir, S., Elnes, A., Gage, N. A., & Gravina, N. E. (2020). A quantitative review of performance feedback in organizational settings (1998-2018). Journal of Organizational Behavior Management, 40(3-4), 303-332.
** Lattal, K.A. (2014), Performance Management: Changing Behavior That Drives Organizational Effectiveness, Fifth Edition. Perf. Improv., 53: 38-41. https://doi.org/10.1002/pfi.21445